Welke (persoons)gegevens verwerken wij?  Voor evenementen die wij organiseren kunnen wij persoonsgegevens verzamelen, zoals namen, contactgegevens, foto’s en aanwezigheid bij een evenement. Deze gegevens kunnen worden verzameld via registratieformulieren/-systemen, aanmeldingen, beeldmateriaal zoals foto’s en video’s gemaakt tijdens evenementen, of andere communicatiemiddelen.   Waarom verwerken wij jouw (persoons)gegevens?  Jouw persoonsgegevens kunnen wij verwerken voor de volgende doeleinden: 

• Registratie en beheer van deelnemers aan een evenement. 

• Communicatie met deelnemers over het evenement en gerelateerde informatie. 

• Documentatie en verslaglegging van het evenement, inclusief beeldmateriaal voor interne en externe communicatiedoeleinden. 

We gebruiken jouw gegevens niet voor andere doeleinden.  Jouw persoonsgegevens verwerken wij; 

• op basis van jouw toestemming, voor zover dat mogelijk is. Jouw toestemming kun je te allen tijde intrekken door een mail te sturen naar privacy@eindhovenairport.nl. Ook als je per ongeluk herkenbaar op beeldmateriaal van Eindhoven Airport staat, kun je mailen naar voornoemd mailadres met het verzoek om het beeldmateriaal te laten verwijderen of te laten vervagen.  

• omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben waarvoor persoonsgegevens moeten worden te verwerken, zoals het vastleggen en bevorderen van onze bedrijfsactiviteiten.  

Beeldmateriaal bij evenementen  Tijdens evenementen van Eindhoven Airport kunnen er foto’s en video’s gemaakt worden door aangewezen fotografen of medewerkers van de organisatie. Deze foto’s kunnen individuele gasten, medewerkers en de sfeer van een evenement vastleggen. Voor zover mogelijk, zullen wij om jouw toestemming vragen bij de verwerking van jouw persoonsgegevens op beeldmateriaal. Indien je zelf actief voor de camera gaat staan voor een foto of video, stem je ermee in dat je wordt vastgelegd op beeldmateriaal van Eindhoven Airport en eventuele publicatie daarvan. Als het vanwege de situatie niet mogelijk is om op basis van jouw toestemming foto’s en video’s te maken, dan baseren wij ons op het gerechtvaardigd belang van Eindhoven Airport om onze bedrijfsactiviteiten vast te leggen. In dat kader zullen wij het volgende doen om jouw privacy te waarborgen: 

• Wij zullen alleen beeldmateriaal publiceren waar mensen niet herkenbaar op staan. 

• Wij zullen deelnemers bij de inschrijving of bij de ingang van een evenement informeren over de aanwezigheid van een fotograaf. 

• Wij zullen alleen deelnemers van het evenement (voor een beperkte periode) toegang geven tot beeldmateriaal met herkenbare mensen. 

• Als er foto’s van kinderen jonger dan 16 jaar worden gemaakt, zullen wij toestemming vragen aan hun ouder(s) en/of verzorger(s). Als toestemming vragen niet mogelijk is, zullen wij centraal aankondigen dat er foto’s zullen worden gemaakt binnen een bepaald tijdsbestek, zodat kinderen die niet op de foto willen of mogen, naar een ander deel van het evenement kunnen. 

Hoelang bewaren wij jouw gegevens?  De gegevens worden bewaard zolang als nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden. Gegevens voor registratie en beheer van deelnemers aan een evenement en communicatiedoeleinden worden uiterlijk twee weken nadat het evenement heeft plaatsgevonden verwijderd. Gegevens voor documentatie en verslaglegging van het evenement, zoals beeldmateriaal, kunnen tot 7 jaar na het evenement worden bewaard. Indien wij beeldmateriaal waar personen herkenbaar op staan langer wensen te bewaren, zullen wij de betreffende personen hiervoor om toestemming vragen.    Met wie delen wij jouw gegevens?  Eindhoven Airport maakt gebruik van event management software van een derde partij. Jouw gegevens kunnen worden gedeeld met de leverancier van deze software die door Eindhoven Airport is ingeschakeld om persoonsgegevens te verwerken ten behoeve van registratie en beheer van deelnemers aan een event en communicatiedoeleinden. Met deze partij hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten om uw gegevens te beschermen.